Tietosuojaseloste
Lue alta, miten käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi Elis Textile Service Oy:ssä ("Elis" tai "me")
Kuka käsittelee henkilötietojasi?
Elis Textile Service Oy (jäljempänä "Elis" tai "me") on eurooppalainen tekstiili-, hygieniaratkaisujen yritys, jolla on johtava asema useimmissa maissa, joissa se toimii. Jokapäiväisessä toiminnassamme käsittelemme monia asiakkaidemme henkilökohtaisia tietoja. Arvomme: päättäväisyys, huolehtiminen, voimaannuttaminen, ryhmätyö, turvallisuus ja eheys otetaan huomioon kaikessa mitä teemme - myös henkilötietojemme käsittelyssä.
Henkilötiedot: Käsittelemme kaikki tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevat tiedot tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Tietosuoja asioissa tavoitat tietosuojavastaavamme sähköpostitse osoitteesta susanna.kalervo@elis.com ja puhelimitse numerosta 044 571 3833.
Yhteystiedot
Elis Textile Service Oy
y-tunnus: 1956117-4
Osoite: Huurrekuja 5, 04360 Tuusula
Sähköposti: fi-tuusula.asiakaspalvelu@elis.com
Puh: 020 788 9200
Mikä on tietosuojakäytäntömme tarkoitus?
Elisissä pidämme henkilötietojen suojaamista ja oikeuden henkilötietoihin kunnioittamista enemmän kuin vain velvollisuutena ja vastuuna. Mielestämme se on iso askel siihen suuntaan, että voimme kaikki nauttia paremmasta suojasta ja vastuullisemmasta henkilötietojen jakamisesta yrityksille ja muille organisaatioille. Tätä me Elisissä haluamme tukea.
GDPR: n voimaantulon myötä keskityimme entistä paremmin tarjoamaan parhaan mahdollisen suojan asiakkaille, toimittajille ja työntekijöille, jotka ovat antaneet henkilötietonsa meille.
Siksi voimme todeta suurella varmuudella, että noudatamme nykyisiä Elisiin sovellettavia kansallisia ja kansainvälisiä henkilötietolainsäädännön velvoitteita. Teemme myös täyttä yhteistyötä kaikkien toimittajien ja julkisten valvontaviranomaisten kanssa, jotka haluavat vahvistaa noudattavansa henkilötietolakia.
Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on kuvata puitteet sille, miten noudatamme näitä velvoitteita. Jos sinulla on kysyttävää tietosuojakäytännöstämme, ota meihin yhteyttä käyttämällä yllä olevia yhteystietoja.
Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on ottaa huomioon:
- miten käsittelemme henkilötietojasi
- mitä henkilötietoja käsittelemme ja miksi
- miten suojaamme henkilötietojasi
- mitä oikeuksia sinulla on
- kuinka ottaa yhteys Elisiin tietosuoja-asioissa ja valitusvaihtoehtosi
Henkilökohtaisten tietojen käsittely
Elis toimii rekisterinpitäjänä ja noudattaa tietosuoja-asetuksen 5 artiklan mukaisia käsittelyä koskevia periaatteita käsitellessään henkilötietoja:
- Käsittelemme henkilötietoja laillisella, oikeudenmukaisella ja avoimella tavalla. Varmistamme, että kaikki käsittely on laillista sekä henkilötietolain että muun asiaankuuluvan lainsäädännön, esim. markkinointilainsäädäntö. Samalla pyrimme saamaan mahdollisimman suuren avoimuuden, kun käsittelemme henkilötietoja tai noudatamme tiedonantovelvollisuutta. Tietoja ei käsitellä EU-alueen ulkopuolella.
- Hoidon tarkoitus ilmoitetaan aina nimenomaisesti ja sillä on tosiasiallinen tarkoitus. Käsittelemme henkilötietoja vain liiketoimintallisiin tarkoituksiin. Emme suorita muuta käsittelyä, joka ei ole yhteensopiva tarkoituksen kanssa, jota varten henkilötiedot on kerätty. Kun ilmoitamme tarkoituksen, yritämme aina olla niin täsmällisiä ja muotoilla se mahdollisimman selkeästi.
- Keräämme vain tarvittavat henkilökohtaiset tiedot. Käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen sen tarkoituksen saavuttamiseksi, jota varten olemme ilmoittaneet sinulle. Jos saamme tarpeettomia henkilötietoja, ne poistetaan välittömästi.
- Pyrimme varmistamaan, että henkilökohtaiset tietosi ovat aina ajan tasalla ja oikeita.
- Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin sillä on merkitystä tekemämme sopimuksen tai yhteistyön kannalta. Tämän jälkeen poistamme periaatteessa henkilötiedot, ellei toisin säädetä laillisista velvoitteista. Kirjanpitolainsäädäntö velvoittaa meitä säilyttämään sopimustietoja 6-10 vuotta, minkä jälkeen hävitämme kaikki tiedot.
- Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, säilytämme ja käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi aina turvallisesti. Suojaamme henkilökohtaisia tietojasi aina luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä, vahingossa tapahtuvalta katoamiselta, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Miksi käsittelemme henkilökohtaisia tietoja?
Elis kerää ja käsittelee henkilötietoja vain liiketoimintamme hoitamiseen liittyviin tarkoituksiin. Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on säännellä olosuhteita, joissa Elis käsittelee henkilötietoja tarkoituksena:
- pystyä lähettämään viestintää nykyisten tai potentiaalisten asiakkaiden kanssa, mukaan lukien pystymään vastaamaan palveluihimme, palveluihimme ja tuotteisiimme liittyviin kyselyihin.
- pystyä tarjoamaan palveluja ja tuotteita, joita sinä tai yrityksesi / työnantajasi tarvitset.
- pystyä lähettämään sinulle markkinointimateriaalia, mukaan lukien uutiskirjeemme, jos olet rekisteröitynyt siihen.
- muut hallinnolliset tai kaupalliset tarkoitukset, joiden tarkoituksena on varmistaa palvelujemme yhtenäisyys ja laatu, kuten asiakastyytyväisyystutkimukset.
Mitä henkilökohtaisia tietojasi käsittelemme?
Tallennamme vain henkilötietoja, jotka ovat merkityksellisiä yhteistyömme kannalta. Siksi se on yleensä tietoa:
- Nimi
- Rooli
- Työsähköpostiosoite
- Työpuhelinnumero
- Mahdolliset tiedot käytettäväksi laskutuksessa
Koska emme kerää muita henkilökohtaisia tietoja kuin ne, jotka sinä tai työnantajasi lähettävät meille, emme suosittele lähettämään henkilökohtaisia tietoja, joilla ei ole merkitystä.
Erityisen arkaluonteiset henkilötiedot: Emme kerää tai käsittele erityisiä henkilötietoryhmiä tai tietoja rikosoikeudellisista tuomioista tai rikoksista ilman erityistä ja nimenomaista suostumusta.
Oikeusperusta
Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet on määritelty tietosuoja-asetuksessa. Elis käyttää oikeutettua etua oikeusperustana käsitellessään henkilötietoja, eri tilanteissa:
- Suoramarkkinointiin
- Verkkosivujemme kävijäkäyttäytymisen analysointiin
- Henkilötietojen siirtäminen konsernin sisällä
- Sopimusten tekemiseen rekisteröidyn asiakkaan kanssa
Perustamme tietojen käytön laillisuuden oikeutettuun etuun ja olemme dokumentoineet asiaan liittyvät näkökohtamme niin sanotussa 'laillisen edun tasapainottamisessa' (LIA) -dokumentissa. Jos haluat nähdä tämän LIA: n, voit ottaa yhteyttä määritettyihin yhteystietoihin.
Henkilötietojesi suojaaminen
Olemme toteuttaneet useita teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, jotka takaavat henkilötietojesi tehokkaan suojan, esim.
- useita käytäntöjä, prosesseja ja valvontaa, joilla varmistetaan, että työntekijämme voivat noudattaa sovellettavaa henkilötietolainsäädäntöä
- ohjeita ja teknisiä toimenpiteitä kehitetään jatkuvasti tietojen arkaluonteisuuden ja kyseiseen käsittelyyn liittyvien riskien arvioinnin perusteella
- käyttörajoitukset, joilla varmistetaan, että vain valtuutetut työntekijät tai kumppanit pääsevät henkilötietoihin
Olemme tukeneet näitä prosesseja ja käytäntöjä useilla teknisillä turvatoimilla, mukaan lukien palomuurien käyttö, anonymisointitekniikka sekä päivittämällä ja toteuttamalla uudempia ja turvallisempia IT-järjestelmiä.
Turvallisuusrikkomuksen sattuessa Elisillä on valmiussuunnitelma, jolla varmistetaan ajoissa tapahtuva ilmoittaminen Suomen tietosuojavirastolle eli Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Jos tietoturvaloukkaukseen liittyy suuri riski sinulle, ilmoitamme sinulle myös välittömästi.
Saatamme siirtää henkilötietojasi kolmansille osapuolille poikkeustapauksissa
- Henkilötietoja ei luovuteta ilman erillistä pyydettyä lupaa kolmansille osapuolille.
- Jos kuitenkin myymme toimintaamme, voimme siirtää henkilökohtaiset tietosi toiminnan uudelle omistajalle. Jos kolmas osapuoli hankkii Elis Textile Service Oy:n tai osan Elis-konsernista tai osan sen liiketoiminnasta, on toimintaan liittyvät henkilötiedot osa siirretyistä tiedoista. Tässä tapauksessa uusi omistaja, joka toimii uutena rekisterinpitäjänä, käsittelee tietojasi.
- Jos meidän on luovutettava tai jaettava henkilötietojasi lain noudattamiseksi tai sen varmistamiseksi, että käyttö- tai myyntiehtomme tai muut hyväksymät ehdot täyttyvät tai niitä sovelletaan; tai suojataksemme Elis Textile Service Oy:n ja sen asiakkaiden tai työntekijöiden oikeuksia, omistusta tai turvallisuutta.
- Jos meillä on suostumuksesi.
- Tai jos meillä on laillinen oikeutus tehdä niin.
Oikeutesi
Tietosuoja-asetus antaa sinulle rekisteröitynä useita oikeuksia. Useat näistä oikeuksista ovat monimutkaisia, ja suosittelemme, että luet lisää osoitteesta https://tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi saadaksesi parhaan käsityksen oikeuksistasi.
Suurimman mahdollisen selkeyden luomiseksi olemme tehneet alla lyhyen yhteenvedon oikeuksistasi.
Tietojen tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi vai ei, ja mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu. Toimitamme rekisteröidyn pyynnöstä rekistereissämme olevat tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä.
Oikeus oikaisuun
Pyrimme varmistamaan, että käsittelemämme tiedot ovat aina ajan tasalla ja oikeita. Henkilökohtaiset tiedot voivat kuitenkin muuttua esimerkiksi nimen tai osoitteen muutoksen vuoksi, minkä jälkeen tietomme vanhentuvat. Jos on, ilmoita siitä meille ja me korjaamme tietosi välittömästi.
Oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista ennen tavanomaista poistamismääräaikaa. Joissain yhteyksissä Elisillä on kuitenkin esimerkiksi lakiin kirjattu velvollisuus tai muu oikeus säilyttää tietojasi pyynnöstäsi huolimatta.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, lopetamme välittömästi kaiken käsittelyn - paitsi säilyttämisen - kunnes asiassa on päästy sopimukseen tai Tietosuojavaltuutettu ohjeistaa asiasta tarkemmin.
Oikeus vastustaa
Sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
Jos pyydät tietoa henkilökohtaisista tiedoistasi, varmistamme, että tiedot toimitetaan sinulle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus peruuttaa suostumus
Jos perustamme henkilötietojesi käsittelyn suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Voit tehdä tämän ottamalla yhteyttä meihin.
Oikeus valittaa
Jos olet odotuksia vasten tyytymätön henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus valittaa paikalliselle tietosuojaviranomaiselle milloin tahansa. Suomen viranomainen tietosuoja-asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Yhteystiedot ja valitusohjeet
Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tietosuojaan liittyen, ota yhteyttä osoitteeseen fi-tuusula.asiakaspalvelu@elis.com.
Käyttäessäsi oikeuksiasi Elisin suuntaan, et estä itseäsi tekemästä valitusta samasta asiasta viranomaiselle (Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto / https://tietosuoja.fi/etusivu ).